Community

Administrator Message Inbox

Administrator Message Inbox

Buzón de Mensajes

Cuando un usuario envía un mensaje desde la sección de Mensajes en la comunidad dirigido a Gerencia, esos mensajes aparecerán en la bandeja de entrada de mensajes.

Para acceder a ella, ve al ícono de engranaje > Comunidad

Haz clic en Buzón de Mensajes

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Ve todos los mensajes en un solo lugar

El buzón de mensajes funciona como un cliente de mensajería normal.

How to Add News and Announcements

How to Add News and Announcements

Cómo agregar anuncios, noticias y misión, visión de la empresa, etc.

Mantener a los empleados informados es una de las cosas con las que las organizaciones suelen luchar. De hecho, casi siempre “La empresa me mantiene informado sobre temas importantes y cambios”, es una de las preguntas con la calificación más baja en el sistema.

Esta guía le muestra cómo agregar noticias, anuncios e información de la organización, como Misión, Visión, Valores, Objetivos, etc.

Selecciona lo que te gustaría hacer

Opciones / Options:

Ingresa a Comunidad

Haz clic en el ícono del engranaje y luego en "Comunidad"

Crear una noticia

Las noticias te permiten comunicar todo lo que sucede en la organización. Algunas ideas incluyen:


Para comenzar, haz clic en el ícono de engranaje y luego en "Comunidad"

Haz clic en Portal

Haz clic en Portal.

Haz clic en Noticias

Haz clic en la pestaña Noticias

Haz clic en Anuncios

Haz clic en Anuncios para crear un banner que abarque una o varias páginas.

Haz clic en Crear

Haz clic en el botón Crear

Haz clic en Crear

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Agrega tu contenido

Escribir tu anuncio

Los anuncios son excelentes para informar a todos sobre nuevas contrataciones, triunfos rápidos, noticias importantes, etc.

How to Approve and Publish Comments

How to Approve and Publish Comments

Cómo publicar comentarios de usuarios

De manera predeterminada, los comentarios no se publican automáticamente y deben ser aprobados primero por el administrador del sistema, quien debería haber recibido un correo electrónico avisándole que hay una nueva entrada.

Para aprobar y publicar un comentario, ve al icono de engranaje > Comunidad.

Haz clic en Comentarios

Haz clic en el botón de Comentarios

Define su estado

Un comentario está configurado como Sin publicar de forma predeterminada.

Para que aparezca, debes cambiarlo a Publicado.

Si el comentario es inaceptable por algún motivo, puedes configurarlo como Rechazado.

TIP: Si rechazas un comentario, es importante que el remitente sepa por qué lo rechazaste, para que no piense que simplemente lo ignoraste. Puedes enviar un mensaje al autor del comentario haciendo clic en el botón + en la columna Ver.

TIP: Los nuevos comentarios se muestran con un punto rojo junto a ellos.

How to Approve and Publish Suggestions

How to Approve and Publish Suggestions

Cómo aprobar y publicar sugerencias

Cuando alguien envía una nueva sugerencia, debes recibir un correo electrónico.

Las sugerencias nunca se publican sin tu consentimiento y NO son anónimas.

Para aprobar o cambiar el estado de una sugerencia, haz clic en el icono de engranaje y en Comunidad.

Nueva sugerencia

Una nueva sugerencia se marcará con un punto rojo.

Revisar la sugerencia

Haz clic en el botón + para leer la sugerencia en su totalidad.

Activar la sugerencia

A menos que se active una Sugerencia, no se mostrará en la Comunidad.

Haz clic en la casilla de Activo para hacerlo.

Cambiar el estado

El estado de una Sugerencia hace dos cosas:

Las diferentes opciones de estado son:

TIP: Si se rechaza una sugerencia, asegúrate de informar a la persona que la envió el motivo por el cual fue rechazada. Puedes enviar un mensaje al autor del comentario haciendo clic en el botón + de la columna Ver. De esta manera, no sentirán que su sugerencia fue simplemente ignorada y será más probable que continúen ofreciendo ideas para mejorar.

How to create Custom Stickers

How to create Custom Stickers

Crear stickers personalizados

Ve a la sección Comunidad.

Sección de Comunidad

Dentro de la sección Comunidad, accede a la pestaña Stickers.

Creación del Sticker

Haz clic en el botón +Crear.

En la ventana emergente (ver imagen 2), completa los campos de Nombre, Descripción y adjunta una imagen del sticker personalizado.

Finalmente, haz clic en Crear.

Tip: El sticker se creará y estará disponible en la sección de Reconocimientos, donde podrás usarlo para reconocer a tus colegas.

How to deal with Private Feedback Reports

How to deal with Private Feedback Reports

Reportes de retroalimentaciones privadas

Las retroalimentaciones privadas solo pueden ser vistas por la persona a la que están destinadas.

Sin embargo, si esa persona decide denunciar los retroalimentaciones recibidas, tal vez porque fueron ofensivas o inapropiadas, recibirás un aviso y tendrás que tratar el reporte en consecuencia.

Las retroalimentaciones recibidas se envían haciendo clic en el botón Enviar Retroalimentación.

Lo que ve el destinatario

La persona que recibe las retroalimentaciones puede leer las retroalimentaciones y, si así lo decide, hace clic en el botón Reportar.

Ingresa en Comunidad

Para ver todas las retroalimentaciones reportadas, haz clic en el icono de engranaje y luego en Comunidad.

Haz clic en Reportes

Haz clic en la pestaña de Reportes.

Haz clic en el botón +

Haz clic en el botón + para leer el reporte y las partes involucradas.

Toma acción inmediata

Puedes leer el reporte y enviar un mensaje a la persona que reportó la retroalimentación.

IMPORTANTE: Toma los reportes muy en serio, ya que pueden crear problemas mayores en el futuro si no se atienden.

Nota: Algunas personas reportan por error una retroalimentación, pensando que están respondiendo al remitente. No te sorprendas si una retroalimentación reportada no contiene ninguna queja real.
Sin embargo, cuando esto suceda, es conveniente informar al colaborador sobre cómo responder correctamente las retroalimentaciones.

How to deal with Suggestions

How to deal with Suggestions

Gestión del buzón de sugerencias y sus posibles soluciones

El buzón de sugerencias tiene como finalidad establecer una comunicación dinámica entre la organización y sus empleados.

Para que esta comunicación funcione de manera eficiente, es necesario gestionar las sugerencias de forma rápida y eficaz.

Cuanto más proactiva sea la organización en la gestión de las opiniones, sugerencias y oportunidades de mejora, mejor será la calidad de los sugerencias. Este importante proceso de comunicación y transparencia laboral tiene un impacto positivo en el clima organizacional y en un mayor índice de participación de los empleados.

El siguiente proceso es una forma simple pero poderosa de convertir la fricción y el conflicto en oportunidades que crean cohesión dentro de los equipos.

Proceso para dar seguimiento a sugerencias

1- Acercamiento oportuno a las personas que dieron la sugerencia.

IMPORTANTE: Las sugerencias en el sistema NO son anónimas. Esto se ha hecho a propósito, por lo que puedes hacer el seguimiento adecuado si tienes preguntas adicionales.

2- Generar un comité de 3 a 5 personas cuyas posiciones dentro de la organización sean las óptimas para buscar soluciones en conjunto y tomar decisiones sobre acciones de mejora.

3- Establecer la dinámica de trabajo del comité y formular propuestas de mejora continua.

4- Publicar los acuerdos e iniciativas de mejora.

5- Ejecutar las iniciativas.

6- Publicar los resultados.

How to get more Suggestions and Comments

How to get more Suggestions and Comments

Cómo obtener más Sugerencias y Comentarios

Las Sugerencias y Comentarios son muy importantes, no solo por lo valiosos que son los aportes, sino también porque dan pistas sobre cómo las personas se sienten valoradas, escuchadas y tenidas en cuenta por la organización.

Para tener un buen sistema de sugerencias, primero es necesario aclarar algunos conceptos y evaluar cómo puedes hacer que tus equipos se involucren más en esta valiosa sección.

Tener un buen sistema comienza por comprender la diferencia entre sugerencias y quejas.

Aunque a veces se usan indistintamente, estas palabras tienen diferentes significados. Las sugerencias son realizadas en positivo, como una propuesta proactiva, mientras que las quejas están hechas en forma negativa, como una reacción pasiva.

La mayoría de las veces, ambos sugieren una mejora, en las sugerencias la percepción es una de oportunidad y en la queja es de un problema.

Aquí hay un ejemplo de ambas posturas

Queja: "Siempre hay la misma comida en el comedor de los empleados y estamos cansados ​​de comer los mismos cinco alimentos todos los días."

Sugerencia: "Sería motivador para todos que el comedor de empleados ofreciera un menú más variado y saludable."

Aunque ambas oraciones se refieren a lo mismo, no dicen lo mismo.

¿Qué crees que se recibe con mayor apertura y disposición para resolver el tema?

Obviamente el segundo, ¿no?

Sugerencias vs. Comentarios

También debe haber una distinción clara entre una "Sugerencia" y un "Comentario" en las secciones de Sugerencias y Comentarios.

Las sugerencias siempre deben llevar a la acción, algo que invita a actuar en el futuro para mejorar la situación actual.

Un comentario no conduce necesariamente a una acción y puede existir en el pasado, presente o futuro. A diferencia de una Sugerencia, un Comentario expresa sentimientos, pensamientos o expresiones sobre algo.

Tan pronto como se hayan aclarado estas diferencias clave, debes considerar que las Sugerencias y los Comentarios deben ser importantes para la organización a fin de impulsar la participación de los empleados.

Los empleados no valorarán lo que no es importante para la organización.

Importa más lo que se hace que lo que se dice, y las sugerencias son verbos que se ponen en acción.

Pasos para tener un sistema de sugerencias y comentarios efectivo:

Comunicar

Comunicar la importancia de escuchar a la gente:

Enfatiza a los empleados la importancia de escuchar sus preocupaciones. Siempre se debe enseñar a las personas la diferencia entre sugerencias, quejas y comentarios, y alentarlas a hacer sugerencias en lugar de quejas.

Promocionar el Sistema

Comunicar que existe un sistema de sugerencias y comentarios para hacer oír la voz de los empleados:

Es importante que la organización haga saber a todos los empleados que existe un sistema de sugerencias y comentarios, y que escucharlos es una prioridad.

Respuesta rápida

Asegúrate de que los administradores leen, comentan y aprueban las sugerencias y comentarios en el sistema rápidamente:

A menudo, las personas hacen sugerencias, pero quedan enterradas en las tareas diarias de los administradores sin que se las tome en cuenta. A menos que la organización mueva las sugerencias rápidamente a través del proceso, está enviando una señal a los empleados de que las sugerencias no son importantes.

Retroalimentación

Retroalimentación constante a quienes ofrecen sugerencias y comentarios:

Las sugerencias las dan personas que quieren comunicarse mejor con la organización y participar en el proceso de cambio. Cuando los colaboradores proponen algo productivo, lo peor que puede pasar es que la empresa los ignore.

Por lo tanto, es responsabilidad de los administradores de las sugerencias y comentarios responder a cada persona que envíe una sugerencia o comentario, ya sea que se aprueben o no.

Un mensaje privado de felicitación es muy potente cuando se ha aprobado una sugerencia o comentario. Si no se aprueba, es muy importante explicarle a la persona por qué no se aprobó su sugerencia y agradecerle su participación.

Celebrar

Celebra las sugerencias aprobadas en público:

Cuando los colaboradores ven que sus ideas y sugerencias son tomadas en cuenta, están más motivados para comunicar nuevas oportunidades de mejora. Celebrar opiniones anima a otros a compartir sus pensamientos. Cuando suceden cosas positivas en la organización, es importante comunicarlas, ya que generan círculos virtuosos que transforman las culturas y climas organizacionales.

Grupo de aprobación

Configura un grupo para aprobar sugerencias:

Un sistema de sugerencias efectivo requiere de un grupo de 2 a 4 personas, preferentemente de diferentes áreas de la empresa, para gestionar las sugerencias. Los miembros del equipo multidisciplinario son responsables de dar retroalimentación a quienes hacen sugerencias, llevar las sugerencias a las personas adecuadas dentro de la organización para evaluar su viabilidad y asegurarse de que esta sección sea siempre "viva", donde las personas se sientan muy escuchadas.

Al final, las sugerencias y los comentarios son solo un reflejo de cómo los miembros de su equipo escuchan y participan.

En general, el área de Comunidad es un muy buen indicador de cuán integrado, motivado e involucrado está su personal. La falta de respuesta de sus equipos puede ser una señal de que no sienten la motivación, necesidad o deseo de mejorar, lo que puede conducir a una baja productividad, rentabilidad y eficiencia.

How to handle Recognition Reports

How to handle Recognition Reports

Reportes de reconocimientos

Los mensajes de los reconocimientos son vistos por la persona a la que están destinadas.

Sin embargo, si esa persona decide denunciar los reconocimientos recibidos, tal vez porque fueron ofensivos o inapropiados, recibirás un aviso y tendrás que tratar el reporte en consecuencia.

Los reconocimientos recibidos se envían haciendo clic en el botón Enviar Stickers Y Puntos

Lo que ve el destinatario

La persona que recibe los reconocimientos puede leer los reconocimientos y, si así lo decide, hace clic en el botón Reportar.

Ingresa en Comunidad

Para ver todas los reconocimientos reportados, haz clic en el icono de engranaje y luego en Comunidad.

Haz clic en Reportes

Haz clic en la pestaña de Reportes.

Haz clic en el botón +

Haz clic en el botón + para leer el reporte y las partes involucradas.

Toma acción inmediata

Puedes leer el reporte y enviar un mensaje a la persona que reportó el reconocimiento.

IMPORTANTE: Toma los reportes muy en serio, ya que pueden crear problemas mayores en el futuro si no se atienden.

Nota: Algunas personas reportan por error un reconocimiento, pensando que están respondiendo al remitente. No te sorprendas si un reconocimiento reportado no contiene ninguna queja real.
Sin embargo, cuando esto suceda, es conveniente informar al colaborador sobre cómo responder correctamente los reconocimientos.

How to set Point and Interaction Limits

How to set Point and Interaction Limits

Cómo establecer límites de puntos e interacciones

El sistema te brinda control total sobre las diferentes interacciones que pueden tener los colaboradores, así como sobre cuántos puntos pueden dar y recibir de otros colaboradores.

En la mayoría de los casos, la configuración predeterminada funciona bien. Sin embargo, si encuentras que algunos usuarios están abusando de estas funciones, puedes ajustar los límites a tu gusto.

Para ajustar los límites, ve al icono de engranaje > Comunidad.

Clic en Límites

Clic en Límites

Límites de Interacciones

Las interacciones que los colaboradores pueden tener en el sistema son:

Límite de sugerencias públicas por persona, al mes

Este es el número máximo de sugerencias públicas que una persona puede enviar cada mes.

30 es un buen número, ya que permite que alguien comparta una sugerencia cada día.

TIP: Deberías estar muy contento si las personas de tu organización ofrecen tantas sugerencias.

Límite de retroalimentaciones privadas por persona, al mes

Este es el número máximo de retroalimentaciones privadas que una persona puede enviar a todos los demás colaboradores cada mes.

Límite de retroalimentaciones privadas a un sólo colaborador

Este es el número máximo de retroalimentaciones privadas que una persona puede enviar a un solo colaborador cada mes.

Importante: Este número no debe ser mayor que el número total de retroalimentaciones privadas.

Límite de Stickers por persona al mes

Este es el número máximo de Stickers que una persona tiene disponible para otorgar a otros colaboradores cada mes.

Límite de Stickers mensuales a un sólo colaborador

Esta es la cantidad máxima de Stickers que una persona puede otorgar a un solo colaborador cada mes.

Importante: Este número no debe ser mayor que el número total de Stickers mensuales.

Límite global de comentarios

Este es el número máximo de comentarios que una persona puede compartir en un mes.

Entre 30 y 60 es un buen número que permite a los colaboradores promediar uno o dos comentarios por día.

Límites de Puntos

Establecer buenos límites de puntos permite que los colaboradores se reconozcan entre sí, sin abusar del sistema ni costarle mucho dinero a su organización.

Para evitar un escenario de "mercado negro", en el que los colaboradores podrían simplemente intercambiar sus puntos, creamos salvaguardas que limitan tanto la cantidad de puntos que un colaborador puede dar a una sola persona, como la cantidad de puntos que una sola persona puede recibir en un mes.

Este último evita que los colaboradores acumulen todos sus puntos en una sola persona y simplemente roten al destinatario cada mes.

Límite de puntos mensuales por persona

Esta es el cantidad máxima de puntos que cada persona tiene para otorgar a todos los colaboradores en un mes.

Deben usarse dentro del mes, de lo contrario se pierden y se renuevan al mes siguiente.

Límite de puntos que se pueden dar a un sólo colaborador mensualmente

Este es el número máximo de puntos que una persona puede otorgar a un solo colaborador cada mes.

Importante: Este número no debe ser mayor que el número total de puntos mensuales.

TIP: Recomendamos que este número esté entre el 10% y el 20% del total. Esto motivará a los empleados a repartir sus puntos a 10 o 5 personas y no solo a una única persona.

Límite de puntos que puede recibir un colaborador mensualmente

Para evitar que los colaboradores se pongan de acuerdo cada mes y le otorguen puntos excesivos a una sola persona, creando una especie de "mercado negro", la cantidad de puntos que una persona tiene derecho a recibir cada mes puede ser limitada.